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Bureautique & outils collaboratifs

Utiliser l’IA générative pour automatiser et sécuriser les tâches de gestion administrative et de communication professionnelle

Cette formation vise à enseigner aux participants comment utiliser l’IA générative pour automatiser et sécuriser les tâches de gestion administrative et de communication professionnelle. Les participants apprendront à identifier des…

Avancé
Blended

Description de la formation

Introduction – Diagnostic & cas d’usage IA (C1)

  • Accueil, présentation du référentiel RS et des modalités d’évaluation (distribution de la grille C1-C4).
  • Quiz de positionnement et diagnostic des compétences.
  • Panorama des cas d’usage IA générative (exemples retours d’expériences).
  • Lancement du cahier de bord numérique (OneNote / Notion).
  • Atelier « Identifier les opportunités » : étude de cas et rédaction d’une fiche de cas d’usage.
  • Restitution en binômes et feedback croisé.
  • Auto-score sur la grille C1 et mise à jour du cahier de bord.

Prompting avancé & génération de contenus (C2)

  • Principes et bonnes pratiques du prompting (cheat-sheet fournie).
  • Prise en main des environnements : ChatGPT, Copilot (Word/Outlook) et Notion AI.
  • Atelier « Rédiger avec l’IA » : e-mail, note de service, fiche procédure (versions v1).
  • Session d’itération : ajustements de prompts et comparaison (journal d’itérations pour le mémoire C2).
  • Auto-score sur la grille C2 et mise à jour du cahier de bord.

Automatisation & planification avec assistant IA (C3)

  • Intégration IA dans Office 365 et Google Workspace (démonstrations de scénarios).
  • Automatisations : TCD, graphiques, slides générés (enregistrement de scripts).
  • Atelier « Copilot en action » : exercices guidés Excel/PowerPoint (fichiers .xlsx/.pptx).
  • Mini-workshop « Prioriser & planifier » : to-do list et calendrier générés avec Copilot/Notion.
  • Cas pratique libre suivi de l’auto-score sur la grille C3.

Vérification, accessibilité & éco-conception (C4)

  • Enjeux RGPD, AI Act, droit d’auteur et gestion des risques (biais, hallucinations).
  • Processus de contrôle qualité : présentation de la grille d’évaluation et relecture critique des contenus IA (checklist version 1).
  • Module « Accessibilité numérique & éco-conception » : contrastes, formats légers, empreinte carbone.
  • Atelier « Annotation critique » : correction de contenus IA (hallucinations, biais, données sensibles).
  • Simulation d’entretien (défense des corrections) et auto-score sur la grille C4.

Préparation au mémoire & examens blancs

  • Atelier « Structurer son mémoire » : plan C1 → C4, attentes, gabarit.
  • Coaching individuel : extraction des éléments du cahier de bord vers le mémoire.
  • Examens blancs : étude de cas, annotation critique, mise en situation IA, génération de planning.
  • Restitution collective et plan de révision personnalisé.
  • Évaluation de satisfaction et clôture.

Objectifs pédagogiques

  • Identifier des cas d’usage IA pertinents dans un contexte de gestion administrative.
  • Structurer des prompts pour générer et itérer des contenus professionnels.
  • Exploiter un assistant IA pour organiser l’information, prioriser et planifier.
  • Contrôler, corriger, sécuriser et rendre accessibles des contenus IA en respectant RGPD & éco-conception.
  • Préparer et soutenir un mémoire structuré devant un jury professionnel.

Programme détaillé

Module 1 Introduction – Diagnostic & cas d’usage IA (C1)
  • Accueil, présentation du référentiel RS et des modalités d’évaluation (distribution de la grille C1-C4).
  • Quiz de positionnement et diagnostic des compétences.
  • Panorama des cas d’usage IA générative (exemples retours d’expériences).
  • Lancement du cahier de bord numérique (OneNote / Notion).
  • Atelier « Identifier les opportunités » : étude de cas et rédaction d’une fiche de cas d’usage.
  • Restitution en binômes et feedback croisé.
  • Auto-score sur la grille C1 et mise à jour du cahier de bord.
Module 2 Prompting avancé & génération de contenus (C2)
  • Principes et bonnes pratiques du prompting (cheat-sheet fournie).
  • Prise en main des environnements : ChatGPT, Copilot (Word/Outlook) et Notion AI.
  • Atelier « Rédiger avec l’IA » : e-mail, note de service, fiche procédure (versions v1).
  • Session d’itération : ajustements de prompts et comparaison (journal d’itérations pour le mémoire C2).
  • Auto-score sur la grille C2 et mise à jour du cahier de bord.
Module 3 Automatisation & planification avec assistant IA (C3)
  • Intégration IA dans Office 365 et Google Workspace (démonstrations de scénarios).
  • Automatisations : TCD, graphiques, slides générés (enregistrement de scripts).
  • Atelier « Copilot en action » : exercices guidés Excel/PowerPoint (fichiers .xlsx/.pptx).
  • Mini-workshop « Prioriser & planifier » : to-do list et calendrier générés avec Copilot/Notion.
  • Cas pratique libre suivi de l’auto-score sur la grille C3.
Module 4 Vérification, accessibilité & éco-conception (C4)
  • Enjeux RGPD, AI Act, droit d’auteur et gestion des risques (biais, hallucinations).
  • Processus de contrôle qualité : présentation de la grille d’évaluation et relecture critique des contenus IA (checklist version 1).
  • Module « Accessibilité numérique & éco-conception » : contrastes, formats légers, empreinte carbone.
  • Atelier « Annotation critique » : correction de contenus IA (hallucinations, biais, données sensibles).
  • Simulation d’entretien (défense des corrections) et auto-score sur la grille C4.
Module 5 Préparation au mémoire & examens blancs
  • Atelier « Structurer son mémoire » : plan C1 → C4, attentes, gabarit.
  • Coaching individuel : extraction des éléments du cahier de bord vers le mémoire.
  • Examens blancs : étude de cas, annotation critique, mise en situation IA, génération de planning.
  • Restitution collective et plan de révision personnalisé.
  • Évaluation de satisfaction et clôture.

Prérequis

  • Maîtrise opérationnelle des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
  • Connaissances de base en environnement Windows ou macOS.
  • Notions élémentaires de navigation web et d’édition de contenu numérique.
  • Aptitude à saisir et formuler clairement des demandes écrites.
  • Poste ou missions comportant des activités administratives régulières.

Public visé

  • Assistants administratifs et de direction
  • Secrétaires et gestionnaires de bureau
  • Office managers et coordinateurs digitaux
  • Chargé·e·s de communication interne/externe
  • Collaborateurs des services RH, formation ou qualité
  • Référents ou pilotes de projets numériques

Modalités de la formation

  • 📍 Format : Mixte (présentiel + distanciel)
  • 📊 Niveau d'entrée : Avancé
  • 👥 Effectif : 4 à 12 stagiaires (groupe restreint)
  • 🎯 Pédagogie : Apports théoriques, exercices pratiques, études de cas, projet fil rouge
  • ♿ Accessibilité : Formations accessibles aux personnes en situation de handicap. Contactez notre référent handicap.
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