Description de la formation

Cette formation de 35 heures s’adresse aux professionnels des ressources humaines, communicants, assistants de direction et gestionnaires administratifs souhaitant maîtriser l’intelligence artificielle générative pour optimiser la production de documents professionnels. Vous apprendrez à exploiter les outils d’IA tout en garantissant la sécurité des données et la conformité réglementaire.

Au programme : prompting efficace, génération et édition de courriers, rapports et contenus de communication, mise en place de protocoles de sécurité, gestion des risques juridiques et éthiques. Cette formation 100 % présentiel privilégie l’accompagnement individualisé et les cas pratiques pour développer une expertise immédiatement applicable.

ESIC, organisme certifié Qualiopi, facilite votre accès via CPF (Compte Personnel de Formation). Financement possible par votre OPCO ou France Travail selon votre statut. Investissez dans vos compétences numériques pour sécuriser et accélérer votre travail administratif.

Objectifs pédagogiques

Cadrer une production documentaire en analysant le besoin, les destinataires, le canal de diffusion, les contraintes (délais, validation) et les risques (confidentialité, données personnelles), afin de formaliser un brief et des critères d’acceptation.
C2 Produire et améliorer des documents administratifs et de communication professionnelle avec l’IA générative, en formulant des requêtes structurées et contextualisées et en conduisant des itérations, afin d’obtenir un livrable conforme au brief.
C3 Structurer un corpus d’informations (mails, notes, comptes rendus, tableaux) avec l’appui de l’IA afin d’en extraire les éléments actionnables (décisions, actions, échéances, responsables) et produire des livrables opérationnels (synthèse, plan d’action, tableau de suivi).
Contrôler, corriger et sécuriser un document avant diffusion en appliquant une grille de vérification (fiabilité, RGPD/données personnelles, conformité, droits, accessibilité, sobriété documentaire) et en assurant la traçabilité des corrections.
Industrialiser la production documentaire en construisant un kit réutilisable (modèles, bibliothèque de prompts, règles de style/diffusion, checklists) et en définissant un flux de traitement (collecte → structuration → rédaction → contrôle → validation → diffusion) garantissant reproductibilité et cohérence.

Programme détaillé

Module 1 Cadrer une production documentaire (C1)

Identifier les documents produits et les points de friction
Sélectionner des cas d’usage pertinents
Élaborer un brief structuré

Module 2 Générer un document avec des prompts efficaces (C2)

Structurer une requête IA
Produire et itérer un document professionnel

Module 3 Standardiser les productions (C2/C5)

Créer un modèle réutilisable
Organiser un processus de diffusion

Module 4 Transformer l’information brute (C3)

Résumer, extraire et planifier à partir d’un corpus
Générer des livrables structurés

Module 5 Sécuriser et compiler le pack final (C4/C5)

Appliquer une grille de contrôle complète
Finaliser et présenter le pack documentaire IA sécurisé

Prérequis

Maîtrise de base des outils bureautiques (traitement de texte, e-mail, fichiers)
Capacité à rédiger un document professionnel simple.
Aucune compétence technique ou informatique avancée n’est requise.

Public visé

Professionnels des fonctions support produisant ou diffusant des documents : assistant(e)s, secrétaires, gestionnaires, coordinateurs, office managers, managers de proximité.
Public en poste souhaitant certifier ses compétences en documentation assistée par IA.

Modalités de la formation

⏱ Durée : 35h
📍 Format : Présentiel (Malakoff / Paris)
💰 Financements éligibles : OPCO · France Travail · Plan entreprise · Autofinancement
📊 Niveau d'entrée : Intermédiaire
🎯 Pédagogie : Apports théoriques, exercices pratiques, études de cas, projet fil rouge
🗓️ Délai d'accès : variable selon le mode de financement, généralement de 11 jours ouvrés à 1 mois après l'inscription. En savoir plus.
♿ Accessibilité : Chaque demande émanant d'une personne en situation de handicap fait l'objet d'une étude de faisabilité et d'adaptation. Contactez notre référent handicap.

Équipe pédagogique

Nos formations sont conçues et animées par une équipe de formateurs experts, sélectionnés pour leur double compétence : une expertise métier acquise sur le terrain et une réelle expérience pédagogique. Le suivi de chaque apprenant est assuré par un référent pédagogique dédié.

Formateurs professionnels spécialistes de leur domaine, en veille permanente sur les évolutions du secteur
Référent pédagogique dédié, disponible tout au long du parcours
Contenus régulièrement actualisés et adaptés au niveau de chaque participant
Référent handicap pour l'accueil et l'adaptation des personnes en situation de handicap

Ressources pédagogiques

Support de cours (diaporama et/ou livret apprenant) au format numérique
Fiches mémo : principes de prompting, bonnes pratiques de structuration, règles de rédaction professionnelle
Modèles de documents (gabarits) : e-mail, courrier, note, compte rendu, procédure, convocation
Bibliothèque de prompts (par cas d’usage) + canevas de brief (C1)
Corpus d’exercices : scénarios administratifs, jeux de données anonymisées, exemples “avant/après”
Grille de contrôle C4 (fiabilité, RGPD/données, conformité, droits, accessibilité, sobriété) + checklist de diffusion
Modèle de journal de traçabilité (prompts, versions, décisions, corrections)
Kit C5 à compléter : règles de style/diffusion, nommage/versioning, schéma de flux (collecte → … → diffusion)
Accès aux outils (selon modalités) : suite bureautique, environnement collaboratif, IA générative (ou équivalents)
Bibliographie / webographie : RGPD, AI Act, guides accessibilité numérique, bonnes pratiques d’éco-conception des contenus

Suivi de l'exécution et évaluation

Feuille d’émargement (présentiel) ou relevé de connexions (distanciel)
Positionnement initial (questionnaire et/ou exercice court) et adaptation du parcours si nécessaire
Exercices d’application progressifs et productions intermédiaires évaluées (brief, prompts, documents, synthèses)
Corrections guidées et retours formalisés du formateur (critères, axes d’amélioration, points de vigilance)
Évaluation continue par grille critériée alignée sur les compétences C1 à C5
Évaluation finale : réalisation du pack documentaire IA sécurisé (dossier écrit) et soutenance (présentation + Q/R) selon les modalités définies
Questionnaire d’évaluation “à chaud” (satisfaction, atteinte des objectifs, utilité perçue)
Certificat de réalisation et, le cas échéant, procès-verbal/notification de décision de certification
Suivi à froid : mesure de transfert en situation de travail et recueil d’indicateurs (gains, qualité, incidents évités)

Accessibilité

Nous accordons une attention particulière à l'accueil des personnes en situation de handicap. Si vous êtes concerné(e) et souhaitez suivre cette formation, nous vous invitons à nous contacter dès que possible. Ensemble, nous étudierons vos besoins spécifiques et mettrons en place les adaptations nécessaires pour garantir votre accès à la formation dans les meilleures conditions.

Produire et sécuriser des documents administratifs et de communication professionnelle avec l’IA générative

Description de la formation

Objectifs pédagogiques

Programme détaillé

Prérequis

Public visé

Modalités de la formation

Équipe pédagogique

Ressources pédagogiques

Suivi de l'exécution et évaluation

Accessibilité

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