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Intelligence artificielle (IA) 🔥 Populaire 💰 CPF éligible

Optimiser l’efficacité administrative et le support opérationnel avec l’Intelligence Artificielle

Cette formation permet d’utiliser l’intelligence artificielle pour optimiser les tâches administratives, automatiser la gestion de l’information et améliorer la réactivité opérationnelle. Les participants apprennent à produire des rapports, synthèses et…

21h
Intermédiaire
Présentiel

Description de la formation

Cette formation de 21 heures en présentiel s’adresse aux assistants administratifs, responsables support opérationnel et collaborateurs souhaitant automatiser leurs tâches récurrentes et gagner en productivité grâce à l’Intelligence Artificielle. Vous découvrirez comment exploiter les outils IA pour optimiser la gestion documentaire, fluidifier les workflows administratifs et réduire les délais de traitement.

Au programme : diagnostic de vos processus actuels, intégration d’outils IA adaptés au secteur administratif, automation des tâches répétitives, et mise en place de solutions pérennes. Cette formation certifiée Qualiopi combine apprentissage théorique et exercices pratiques pour assurer une véritable montée en compétences.

Le format présentiel privilégie l’accompagnement individualisé et les échanges directs avec le formateur expert. Vous bénéficiez d’un suivi personnalisé adapté à votre contexte professionnel, essentiel pour concrétiser vos apprentissages en environnement réel.

Cette formation est éligible CPF, finançable par votre OPCO ou France Travail. ESIC, organisme de formation certifié Qualiopi, garantit la qualité et la conformité de ce parcours.

Objectifs pédagogiques

  • C1 : Identifier les tâches récurrentes et processus administratifs pouvant être optimisés grâce à l’IA.
  • C2 : Produire des rapports, analyses et synthèses via des outils IA générative et transcription automatique.
  • C3 : Exploiter l’IA pour optimiser la planification et la gestion d’agendas complexes.
  • C4 : Automatiser la gestion de l’information et des communications (tri, priorisation, réponses assistées).
  • C5 : Mettre en œuvre une utilisation responsable de l’IA : vérification, accessibilité, sécurité, RGPD.

Programme détaillé

Module 1 Module 1 – Introduction à l’IA et usages administratifs (3 heures)
  • Comprendre les apports de l’IA dans les tâches administratives.
  • IA générative, transcription automatique, automatisation : principes et usages.
  • Limites, risques, RGPD, IA Act et bonnes pratiques.
  • Panorama des outils adaptés aux fonctions support.
Module 2 Module 2 – Analyse des tâches récurrentes et identification des opportunités IA (4 heures)
  • Analyse des workflows administratifs.
  • Identification des tâches répétitives, chronophages ou à faible valeur ajoutée.
  • Analyse coût/gain, critères de priorisation.
  • Atelier : diagnostic sur les processus du participant.
Module 3 Module 3 – Génération de rapports, synthèses et comptes rendus avec l’IA (4 heures)
  • Création de rapports, synthèses, comptes rendus, documents administratifs assistés par IA.
  • Utilisation d’outils IA générative et transcription audio → texte.
  • Construction de prompts structurés, contextualisés et reproductibles.
  • Atelier : produire un rapport professionnel complet.
Module 4 Module 4 – Optimisation des agendas, planning et coordination avec l’IA (3 heures)
  • Automatisation de la planification et gestion des contraintes.
  • Priorisation, classification, synchronisation des données d’agenda.
  • Utilisation d’IA pour organiser réunions, rendez-vous, deadlines.
  • Atelier : scénarios de planification IA.
Module 5 Module 5 – Automatisation de la gestion de l’information et des communications (4 heures)
  • Tri automatique d’e-mails, détection de priorités, classification intelligente.
  • Rédaction assistée (réponses professionnelles, messages internes).
  • Automatisations simples (règles IA, workflows, formulaires IA).
  • Atelier : optimiser une boîte mail et un flux d’information.
Module 6 Module 6 – IA responsable : qualité, sécurité, accessibilité et conformité (3 heures)
  • Vérification et ajustement des contenus IA.
  • Accessibilité numérique (textes alternatifs, lisibilité, adaptation handicap).
  • Confidentialité, RGPD, gestion des risques.
  • Atelier : audit qualité de productions IA.

Prérequis

  • Maîtrise de l’outil informatique.
  • Occuper une fonction impliquant des tâches administratives ou de gestion de l’information.
  • Aucun prérequis technique en IA n’est exigé.

Public visé

  • Professionnels des fonctions administratives et support souhaitant optimiser leurs tâches récurrentes : assistants, office managers, secrétaires, gestionnaires administratifs, chargés d’accueil, back-office, responsables de service, collaborateurs impliqués dans la communication professionnelle ou la production documentaire.

Modalités de la formation

  • ⏱ Durée : 21h
  • 📍 Format : Présentiel (Malakoff / Paris)
  • 💰 Financements éligibles : CPF · OPCO · France Travail · Plan entreprise · Autofinancement
  • 📊 Niveau d'entrée : Intermédiaire
  • 🎯 Pédagogie : Apports théoriques, exercices pratiques, études de cas, projet fil rouge
  • 🗓️ Délai d'accès : variable selon le mode de financement, généralement de 11 jours ouvrés à 1 mois après l'inscription. En savoir plus.
  • ♿ Accessibilité : Chaque demande émanant d'une personne en situation de handicap fait l'objet d'une étude de faisabilité et d'adaptation. Contactez notre référent handicap.
🏆
Passage de la certification obligatoire

Cette formation se conclut par le passage d'une certification officielle, indispensable à la validation de votre parcours.

Certification(s) : Optimiser l’efficacité administrative et le support opérationnel avec l’Intelligence Artificielle

Équipe pédagogique

Nos formations sont conçues et animées par une équipe de formateurs experts, sélectionnés pour leur double compétence : une expertise métier acquise sur le terrain et une réelle expérience pédagogique. Le suivi de chaque apprenant est assuré par un référent pédagogique dédié.

  • Formateurs professionnels spécialistes de leur domaine, en veille permanente sur les évolutions du secteur
  • Référent pédagogique dédié, disponible tout au long du parcours
  • Contenus régulièrement actualisés et adaptés au niveau de chaque participant
  • Référent handicap pour l'accueil et l'adaptation des personnes en situation de handicap

Ressources pédagogiques

  • Méthodes pédagogiques - Ateliers pratiques sur outils IA. - Études de cas issus d’environnements administratifs. - Exercices guidés de rédaction, planification, automatisation. - Travaux individuels contextualisés au métier du participant. - Séances interactives (démonstrations, échanges, analyses de pratiques).
  • Ressources pédagogiques - Fiches pratiques IA. - Modèles de prompts administratifs. - Exemples de workflows IA. - Guides de conformité et accessibilité. - Supports PDF, vidéos, tutoriels. - Accès CASTOR pour ressources complémentaires.

Suivi de l'exécution et évaluation

  • Suivi - Feuilles d’émargement (présentiel & distanciel). - Vérification participation active aux exercices. - Suivi des productions intermédiaires (synthèses, automatisations, rapports).
  • Évaluation finale (certification) - Production de livrables IA : rapports, comptes rendus, synthèses, planifications. - Démonstration d’automatisations simples appliquées au contexte métier. - Présentation orale devant jury avec justification des choix (prompts, réglages, méthodes). - Questionnement visant à valider C1 → C5.

Accessibilité

Les personnes atteintes de handicap souhaitant suivre cette formation sont invitées à nous contacter directement, afin d’étudier ensemble les possibilités de suivre la formation.

Fiche mise à jour le 7 juillet 2026.

🏆 Certifications

Cette formation prépare à

Certification(s) inscrite(s) au RNCP ou au Répertoire Spécifique, reconnue(s) par l'État.

🤖 RS

Optimiser l’efficacité administrative et le support opérationnel avec l’Intelligence Artificielle

RS7287

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