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Intelligence artificielle (IA) 🔥 Populaire 💰 CPF éligible

Optimiser l’efficacité administrative et le support opérationnel avec l’Intelligence Artificielle

Cette formation permet d’utiliser l’intelligence artificielle pour optimiser les tâches administratives, automatiser la gestion de l’information et améliorer la réactivité opérationnelle. Les participants apprennent à produire des rapports, synthèses et…

3h
Intermédiaire
Blended

Description de la formation

Module 1 – Introduction à l’IA et usages administratifs (3 heures)

  • Comprendre les apports de l’IA dans les tâches administratives.
  • IA générative, transcription automatique, automatisation : principes et usages.
  • Limites, risques, RGPD, IA Act et bonnes pratiques.
  • Panorama des outils adaptés aux fonctions support.

Module 2 – Analyse des tâches récurrentes et identification des opportunités IA (4 heures)

  • Analyse des workflows administratifs.
  • Identification des tâches répétitives, chronophages ou à faible valeur ajoutée.
  • Analyse coût/gain, critères de priorisation.
  • Atelier : diagnostic sur les processus du participant.

Module 3 – Génération de rapports, synthèses et comptes rendus avec l’IA (4 heures)

  • Création de rapports, synthèses, comptes rendus, documents administratifs assistés par IA.
  • Utilisation d’outils IA générative et transcription audio → texte.
  • Construction de prompts structurés, contextualisés et reproductibles.
  • Atelier : produire un rapport professionnel complet.

Module 4 – Optimisation des agendas, planning et coordination avec l’IA (3 heures)

  • Automatisation de la planification et gestion des contraintes.
  • Priorisation, classification, synchronisation des données d’agenda.
  • Utilisation d’IA pour organiser réunions, rendez-vous, deadlines.
  • Atelier : scénarios de planification IA.

Module 5 – Automatisation de la gestion de l’information et des communications (4 heures)

  • Tri automatique d’e-mails, détection de priorités, classification intelligente.
  • Rédaction assistée (réponses professionnelles, messages internes).
  • Automatisations simples (règles IA, workflows, formulaires IA).
  • Atelier : optimiser une boîte mail et un flux d’information.

Module 6 – IA responsable : qualité, sécurité, accessibilité et conformité (3 heures)

  • Vérification et ajustement des contenus IA.
  • Accessibilité numérique (textes alternatifs, lisibilité, adaptation handicap).
  • Confidentialité, RGPD, gestion des risques.
  • Atelier : audit qualité de productions IA.

Objectifs pédagogiques

  • C1 : Identifier les tâches récurrentes et processus administratifs pouvant être optimisés grâce à l’IA.
  • C2 : Produire des rapports, analyses et synthèses via des outils IA générative et transcription automatique.
  • C3 : Exploiter l’IA pour optimiser la planification et la gestion d’agendas complexes.
  • C4 : Automatiser la gestion de l’information et des communications (tri, priorisation, réponses assistées).
  • C5 : Mettre en œuvre une utilisation responsable de l’IA : vérification, accessibilité, sécurité, RGPD.

Programme détaillé

Module 1 Module 1 – Introduction à l’IA et usages administratifs (3 heures)
  • Comprendre les apports de l’IA dans les tâches administratives.
  • IA générative, transcription automatique, automatisation : principes et usages.
  • Limites, risques, RGPD, IA Act et bonnes pratiques.
  • Panorama des outils adaptés aux fonctions support.
Module 2 Module 2 – Analyse des tâches récurrentes et identification des opportunités IA (4 heures)
  • Analyse des workflows administratifs.
  • Identification des tâches répétitives, chronophages ou à faible valeur ajoutée.
  • Analyse coût/gain, critères de priorisation.
  • Atelier : diagnostic sur les processus du participant.
Module 3 Module 3 – Génération de rapports, synthèses et comptes rendus avec l’IA (4 heures)
  • Création de rapports, synthèses, comptes rendus, documents administratifs assistés par IA.
  • Utilisation d’outils IA générative et transcription audio → texte.
  • Construction de prompts structurés, contextualisés et reproductibles.
  • Atelier : produire un rapport professionnel complet.
Module 4 Module 4 – Optimisation des agendas, planning et coordination avec l’IA (3 heures)
  • Automatisation de la planification et gestion des contraintes.
  • Priorisation, classification, synchronisation des données d’agenda.
  • Utilisation d’IA pour organiser réunions, rendez-vous, deadlines.
  • Atelier : scénarios de planification IA.
Module 5 Module 5 – Automatisation de la gestion de l’information et des communications (4 heures)
  • Tri automatique d’e-mails, détection de priorités, classification intelligente.
  • Rédaction assistée (réponses professionnelles, messages internes).
  • Automatisations simples (règles IA, workflows, formulaires IA).
  • Atelier : optimiser une boîte mail et un flux d’information.
Module 6 Module 6 – IA responsable : qualité, sécurité, accessibilité et conformité (3 heures)
  • Vérification et ajustement des contenus IA.
  • Accessibilité numérique (textes alternatifs, lisibilité, adaptation handicap).
  • Confidentialité, RGPD, gestion des risques.
  • Atelier : audit qualité de productions IA.

Prérequis

  • Maîtrise de l’outil informatique.
  • Occuper une fonction impliquant des tâches administratives ou de gestion de l’information.
  • Aucun prérequis technique en IA n’est exigé.

Public visé

  • Professionnels des fonctions administratives et support souhaitant optimiser leurs tâches récurrentes : assistants, office managers, secrétaires, gestionnaires administratifs, chargés d’accueil, back-office, responsables de service, collaborateurs impliqués dans la communication professionnelle ou la production documentaire.

Modalités de la formation

  • ⏱ Durée : 3h
  • 📍 Format : Mixte (présentiel + distanciel)
  • 📊 Niveau d'entrée : Intermédiaire
  • 👥 Effectif : 4 à 12 stagiaires (groupe restreint)
  • 🎯 Pédagogie : Apports théoriques, exercices pratiques, études de cas, projet fil rouge
  • ♿ Accessibilité : Formations accessibles aux personnes en situation de handicap. Contactez notre référent handicap.
🏆
Passage de la certification obligatoire

Cette formation se conclut par le passage d'une certification officielle, indispensable à la validation de votre parcours.

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